Jak zbierać opinie pacjentów zgodnie z prawem

Opinie w Google są w ochronie zdrowia jednym z najmocniejszych czynników decyzji: pacjent czyta je przed pierwszym telefonem, a placówka z dwudziestoma świeżymi opiniami wygrywa z placówką z trzema sprzed czterech lat. Zbieranie opinii jest dozwolone i sensowne, ale ma trzy twarde ograniczenia. Nie wolno wybierać, kogo się pyta, na podstawie przewidywanej oceny. Nie wolno oferować niczego w zamian - ani zniżki, ani drobnego upominku. Nie wolno publicznie potwierdzać, że autor opinii był pacjentem, bo to ujawnia informację o jego zdrowiu. Reszta to kwestia procedury: kiedy wysłać prośbę, jak ją sformułować, kto odpowiada na opinie i w jakim czasie. Poniżej gotowy proces do wdrożenia w rejestracji.

Kiedy prosić o opinię

Najlepszy moment to jeden do dwóch dni po wizycie - pacjent pamięta wizytę, a emocje z poczekalni już opadły. Prośba tego samego dnia częściej trafia w rozdrażnienie po oczekiwaniu, a po tygodniu wizyta jest już mało istotna.

Przy leczeniu rozłożonym w czasie, jak ortodoncja czy implanty, sensowniejszy jest moment zakończenia etapu, nie pierwszej konsultacji. Pacjent ma wtedy co ocenić.

Do kogo kierować prośbę

Do wszystkich pacjentów z danej grupy, bez wyjątków. Wybieranie tych, którzy wyglądali na zadowolonych, jest sterowaniem oceną i łamie zasady Google, a wykryte kończy się utratą części opinii albo zawieszeniem profilu.

Praktycznie oznacza to prostą regułę w rejestracji: prośba wychodzi automatycznie do każdego, kto był na wizycie danego typu i wyraził zgodę na kontakt. Bez decyzji człowieka o tym, kogo pominąć.

  • prośba do całej grupy pacjentów, bez selekcji
  • żadnych zniżek, upominków ani punktów w zamian za opinię
  • jeden kanał kontaktu, ustalony i zapisany w procedurze
  • brak ponagleń - jedna prośba wystarczy

Jak sformułować prośbę

Krótko, z bezpośrednim linkiem do formularza opinii i bez sugerowania oceny. Zdanie „będzie nam miło, jeśli wystawisz pięć gwiazdek" jest już sterowaniem. Poprawna wersja prosi o opinię, nie o dobrą opinię.

Wzór, który działa: „Dziękujemy za wizytę w [nazwa placówki]. Jeśli ma Pani/Pan chwilę, prosimy o opinię o naszej pracy: [link]. Opinie pomagają nam poprawiać obsługę." Bez emocji, bez nacisku, bez obietnic.

Odpowiadanie na opinie, w tym negatywne

Odpowiadaj na wszystkie, w ciągu kilku dni roboczych. Przy opinii pozytywnej wystarczy podziękowanie bez odnoszenia się do przebiegu leczenia. Przy negatywnej obowiązuje zasada, która wygląda niewygodnie: nie potwierdzasz, że autor był pacjentem, i nie prostujesz publicznie faktów medycznych.

Bezpieczny wzór: podziękowanie za sygnał, informacja, że placówka traktuje uwagi poważnie, i zaproszenie do kontaktu bezpośredniego pod wskazany adres lub numer. Wyjaśnienia prowadzisz poza publiczną częścią. Opinie ewidentnie fałszywe albo obraźliwe zgłaszasz do platformy, zamiast wdawać się w spór.

  • odpowiedź na każdą opinię w kilka dni roboczych
  • brak publicznego potwierdzenia, że autor był pacjentem
  • żadnych szczegółów leczenia w odpowiedzi
  • zaproszenie do kontaktu bezpośredniego zamiast dyskusji pod opinią
  • zgłoszenie do platformy przy naruszeniu jej zasad

Co mierzyć

Trzy liczby wystarczą: średnia ocena, liczba nowych opinii w miesiącu i odsetek opinii z odpowiedzią. Tempo przyrostu ma dla widoczności większe znaczenie niż sama średnia - profil z opiniami sprzed trzech lat wygląda na porzucony.

Realny cel dla placówki uruchamiającej proces od zera to kilka nowych opinii miesięcznie. Skok z trzech do pięćdziesięciu w miesiąc jest sygnałem ostrzegawczym dla algorytmu i bywa kończony masowym usunięciem.

Najczęstsze pytania

Czy można prosić pacjentów o opinie w Google?
Tak. Google zabrania natomiast oferowania korzyści w zamian za opinię oraz zbierania opinii wyłącznie od wybranych, zadowolonych pacjentów. Prośba skierowana do wszystkich pacjentów z danej grupy, bez nagrody, jest zgodna z zasadami.
Czy placówka może odpowiadać na negatywne opinie?
Może i powinna, ale bez potwierdzania, że autor był pacjentem, i bez odnoszenia się do przebiegu leczenia. Publiczne przywołanie szczegółów wizyty jest ujawnieniem danych o zdrowiu, nawet jeśli to autor opinii zaczął o nich pisać.
Czy można usunąć niesprawiedliwą opinię?
Placówka może zgłosić ją do platformy jako naruszenie zasad - na przykład gdy zawiera dane osobowe, treści obraźliwe lub dotyczy innej firmy. Google rozpatruje zgłoszenia indywidualnie i nie usuwa opinii tylko dlatego, że jest negatywna.
Ile opinii potrzebuje placówka?
Liczy się nie tyle łączna liczba, co regularny dopływ. Kilka nowych opinii miesięcznie utrzymuje profil w rotacji i pokazuje pacjentowi, że placówka działa. Nagły skok z kilku do kilkudziesięciu w krótkim czasie bywa oznaczany jako podejrzany.

Chcesz to zrobić w swojej placówce?

Bezpłatna diagnostyka to 20 pytań o marketing, rejestrację i wyniki placówki. Odpowiedzi zostają w Twojej przeglądarce - wysyłasz je dopiero, gdy chcesz komentarz od nas.

Przejdź do diagnostyki